Vom Schätzwert zur Datenbasis
Rückvergütungen automatisiert ermitteln.
Daten digital einsammeln, den Herstellerprodukten zuordnen und Rabatt automatisch berechnen. Unsere AI-gestützte Rückvergütung übernimmt die Komplexität, Sie behalten die volle Kontrolle.
Gebaut für Skalierung
Wächst mit Ihrem Erfolg.
InvoiceInsights
Rabatt auf Knopfdruck.
Unsere Lösung automatisiert den gesamten Prozess der Rückvergütungen im mehrstufigen B2B-Vertrieb: von der digitalen Einreichung der Verarbeiterdaten über das automatische Produkt-Matching bis zur Berechnung der Rückvergütung. Statt manueller Abstimmungsrunden und fragmentierter Daten entstehen geprüfte, konsolidierte Datensätze sowie direkte Einblicke in das Kaufverhalten der Verarbeiter, unabhängig vom Großhandel.
Digitale Einreichung
Direkter CSV-Upload statt Papierlösung
Produkt-Matching
KI-gestützte Zuordnung
Rückvergütungen berechnen
Automatische Kalkulation
Zielvereinbarungen
Vertriebs-Steuerung und Absatzplanung
Compliance
Lückenlose Nachvollziehbarkeit
CRM-Integration
Zentrale Datenbasis
Das Problem
Rückvergütungen mit Datenchaos.
Bei Partnervereinbarungen mit Großhändlern wird jede Abrechnung zum Datenproblem.
Abhängigkeit vom Großhandel
Handwerker müssen ihre Jahresumsätze gegenüber dem Hersteller nachweisen und sind dabei auf die Daten des Großhändlers angewiesen. Dessen Rückmeldungen kommen jedoch in unterschiedlichen Formaten – mal per E-Mail, mal per Fax –, mit erheblicher Verzögerung oder gar nicht.
Intransparenz
Hersteller erhalten nur die Informationen, die der Großhandel bereitstellt. Welche Produkte ein Verarbeiter tatsächlich kauft, bleibt häufig verborgen. Rückvergütungen werden daher oft auf Grundlage aggregierter oder pauschaler Daten berechnet, nicht auf Basis des tatsächlichen Produktmixes.
Statische Vereinbarungen
Partnervereinbarungen werden häufig einmal festgelegt und nur selten unterjährig angepasst. Gleichzeitig fehlt dem Außendienst eine belastbare Datengrundlage für eine differenzierte Steuerung. Dadurch können Rückvergütungen ihr Potenzial nicht ausschöpfen und verlieren an Wirksamkeit.
Aktenordner statt Daten
Verarbeiter, die keine Großhandelsdaten erhalten, müssen ihre Nachweise häufig persönlich beim Außendienst einreichen, oft in Form ausgedruckter Belege. Der gesamte Prozess ist manuell, zeitaufwändig und auf beiden Seiten anfällig für Fehler.
Auszahlungen ohne Kontrollmechanismus
Hersteller zahlen hohe Rückvergütungen aus und müssen sich dabei auf unvollständige Daten Dritter verlassen. Eine eigene, verlässliche Datengrundlage für die Abrechnung fehlt.
Kein Steuerungshebel
Da unklar bleibt, was hinter den Zahlen steht, kann der Außendienst Top-Kunden weder gezielt identifizieren noch aktiv entwickeln. Das Instrument entfaltet daher nicht den gewünschten Effekt und steuert das Kaufverhalten nicht.
Die Lösung
Von der Meldung zur Rückvergütung.
Einreichung & Validierung
Der Verarbeiter exportiert seine Einkaufsdaten direkt aus der Handwerker- oder ERP-Software als CSV-Datei. Der Upload erfolgt über das Rückvergütungsportal per SSO-Login. Anschließend prüft das System die Datei automatisch auf Vollständigkeit und Plausibilität.
KI-Matching & Review
Die 3-Stufen-Matching-Logik ordnet jede Großhandelsposition dem passenden Herstellerprodukt zu. Produktcodes werden erkannt, unbekannte Bezeichnungen semantisch analysiert und komplexe Fälle von einem KI-Agenten verarbeitet. Unsichere Zuordnungen erscheinen in einer Review-UI und werden vom Team per Klick entschieden.
Berechnung & CRM
Die Rückvergütung wird auf Basis der validierten Produktumsätze je Vereinbarung berechnet. Anschließend erhält der Verarbeiter seinen Jahresabschluss als PDF und kann daraufhin die Rechnung stellen. Der Hersteller sieht seine strukturierten Produktumsätze direkt im CRM, sortiert nach Verarbeiter, Produkt und Zeitraum.
Das haben Sie davon
Endlich wissen, was hinter Ihren Rückvergütungen steckt.
Daten
Detaillierte Umsätze und Produkte je Top-Kunde liegen erstmals einheitlich, gruppiert und auswertbar im CRM-System vor.
Compliance
Top-Kunden können sicher sein, dass nur relevante Produkte und Umsätze vorliegen, die nicht gegen das Kartellrecht verstoßen.
Steuerung
Der Außendienst kann differenzierter mit den Vereinbarungen arbeiten und passende Updates vornehmen.
Vorsprung
Der Wettbewerb muss seine Partner-Vereinbarungen weiter auf Basis der dünnen Daten aus dem Großhandel abwickeln.
Häufige Fragen
Alles, was Sie über die Rückvergütung mit InvoiceInsights wissen sollten.
Was ist eine Rückvergütung im Sinne von InvoiceInsights?
Ein Rückvergütung ist ein nachträglicher Nachlass, der einem Verarbeiter auf der Basis seiner tatsächlichen Einkäufe beim Hersteller gewährt wird, oft als Jahresbonus auf bestimmte Produktgruppen. Invoice Insights automatisiert die Datengrundlage und Berechnung dieser Rückvergütungen vollständig.
Für wen ist die Lösung geeignet?
InvoiceInsights richtet sich an Hersteller, die mehrstufig über Großhändler an Verarbeiter oder Installateure verkaufen und individuelle Partnervereinbarungen mit Kickback-Regelungen betreiben.
Wie kommen die Daten der Verarbeiter ins System?
Verarbeiter exportieren ihre Einkaufsdaten direkt aus ihrer Handwerker- oder ERP-Software als CSV-Datei und laden sie im Rebater-Portal hoch. Der Login erfolgt per SSO-Anbindung an das Herstellersystem. Keine separate Registrierung, kein Papieraufwand.
Was passiert, wenn Artikelnummern zwischen Großhandel und Hersteller abweichen?
Genau hier liegt der Kern der Lösung. Das 3-Stufen-Matching von InvoiceInsights erkennt bekannte Artikelnummern direkt, analysiert unbekannte Bezeichnungen semantisch und behandelt komplexe Fälle über einen KI-Agenten. Unsichere Treffer werden zur manuellen Prüfung vorgelegt. Die Matching-Tabelle wächst zudem mit jeder Verarbeitung.
Ist die Lösung E-Rechnungskonform?
Ja, InvoiceInsights liefert einen lückenlosen Prüfpfad zwischen Rückvergütung und den zugrundeliegenden Produktumsätzen, konform mit den Anforderungen der E-Rechnungspflicht im B2B, 2025 in Deutschland eingeführt.
Wie lange dauert das Onboarding?
Das Onboarding ist in der Regel innerhalb von 2–4 Wochen abgeschlossen. Das System wird mit Ihrem Produktkatalog, Ihren Großhändlerkatalogen und Ihren Partnervereinbarungsregeln konfiguriert. Die technische Integration erfolgt via REST API.
Welche Systeme sind integrierbar?
InvoiceInsights lässt sich mit gängigen ERP-Systemen (SAP, DATEV), CRM-Systemen (HubSpot, Pipedrive, Salesforce) sowie Handwerkersoftware-Systemen integrieren. Auf Wunsch lässt sich Invoice Insights auch mit bestehenden Loyalty-Backends verbinden.
Was unterscheidet InvoiceInsights von einer manuellen Excel-Lösung?
Eine Excel-Lösung skaliert nicht: Bei einer Vielzahl an Verarbeitern und Großhändlern mit abweichenden Artikelnummern ist manuelles Matching wirtschaftlich nicht tragfähig. InvoiceInsights automatisiert diesen Prozess vollständig, lernt kontinuierlich dazu und liefert eine auditierbare Datenbasis.
Wie wird Datenschutz (DSGVO) gewährleistet?
InvoiceInsights wird ausschließlich in Deutschland bzw. der EU gehostet und erfüllt die Anforderungen der DSGVO. Der gesamte Verarbeitungsprozess ist revisionssicher dokumentiert. Das System protokolliert, wer wann auf was zugegriffen hat und welche Aktionen durchgeführt wurden.